1.
Prosedur
Permintaan Barang
Aktivitas Bisnis
yang pertama kali dilakukan dalam siklus pengeluaran adalah permintaan barang
atau suplais.Keputusan Kunci yang dibuat pada proses ini adalah
mengidentifikasi barang apa yang akan dibeli,kapan dibutuhkan,dan berapa banyak
yang akan di beli.Keputusan ini normalnya dibuat oleh fungsi pengawas
persediaan(inventory control),meskipun informasi tentang kebutuhan barang
diperoleh dari departeman pengguna barang.Permintaan Pembelian kadang-kadang
juga di buat oleh siklus produksi atau dari fungsi penjualan yang menyampaikan
informasi tentang back order.
2. Prosedur Pemesanan Barang
Aktivitas pokok yang kedua dalam
siklus pengeluaran adalah pemesana suplais dan bahan baku.Aktivitaspembelian
biasanya dilakukan oleh petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam
departeman pembelian.
Keputusan Kunci : Pemilihan
Pemasok.Keputusan penting yang dibuat pada tahap ini adalah pemilihan pemasok
dengan mempertimbangkan harga,kualitas,dan kualitas pengiriman. Komitmen
terhadap kualitas dan pengiriman yang dimiliki oleh para pemasok sangat
penting,terutama pada sistem JIT,karena keterlambatan pengiriman atau dalam
pengiriman terdapat produk cacat dapat engancam seluruh sistem.Sekali seorang
pemasok terpilih untuk memasok sebuah produk,identitas pemasok tersebut akan
menjadi badian dari atau dimasukan ke dalam file induk persediaan.Hal ini
dimaksudkan untuk menghindari proses seleksi pemasok ketika akan membeli barang
yang sama di kemudian hari.Dengan cara ini,maka kinerja pemasok secara periodic
dievaluasi untuk menentukan apakah pemasok tersebut masih dapat dipertahankan
atau tidak. Evaluasi ini tidak hanya melibatkan masalah harga,namun juga
kualitas produk yang dibeli dan kinerja pengiriman barang.Sistem Informasi
Akuntansi yang baik,seharusnya juga dirancang untuk dapat menangkap dan
menelusur informasi ini.
3.
Prosedur
Penerimaan Barang
Aktivitas ketiga dalam siklus
pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang dipesan.Departeman
penerima barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh
pemasok.Selain barang diterima,kemudian dilaporkan ke manajer bagian
gudang,untuk kemudian meneruskannya ke manajer pabrik.Departemen penyimpanan barang
yang bertanggung jawab kepada manajer
bagian gudang,bertanggung jawab untuk menyimpan barang.Informasi tentang
tentang penerimaan barang yang dipesan harus
dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan,untuk memperbarui catatan
persediaan. Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah : (a)untuk menjamin
bahwa semua penerimaan bahan baku,perlengkapan,dan aktiva lain yang dibeli
telah diotorisasi san (b) untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan
akuntansi.
4.
Prosedur
Pencatatan Utang
Aktivitas keempat dalam siklus pengeluaran
adalah proses persetujuan pembayaran faktur pembelian.Proses ini dilaksanakan
oleh departemen hutang dagang yang bertanggung jawab terhadap direktur
keuangan. Tujuan diselenggarakannya subsistem ini adalah untuk mancatat kewajiban
membayar kepada pemasok. Input aplikasi ini adalah faktur pembelian,catatan
penerimaan barang,pesanan pembelian (open purchase order) dan file rincian
pesanan pembelian(purchase order detail files).
Secara legal,kewajiban untuk membayar
ke pemasok mulai timbul saat barang diterima.meskipun demikian,untuk alasan
praktis,sebagian besar perusahaan mencatat utang setelah diterima dan
disetujuinya faktur pembelian.Tujuan dilakukannya cara ini adalah untuk
mengotorisasi dan menentukan apakah faktur yang diterima layak di
bayar.tentunya faktur pembelian dikatakan layak di bayar jika barang dan jasa
yang dipesan benar-benar telah diterima oleh perusahaan.Untuk mencapai tujuan
ini,diperlukan informasi dari bagian pembelian(berupa tembusan order pembelian)
dan fungsi penerimaan barang (berupa laporan penerimaan baranga0. Tembusan
order pembelian dari bagian pembelian menegaskan bahwa barang atau jasa yang
tercantum dalam faktur pembelian benar-benar dipesan. Tembusan laporan
penerimaan barang yang diterima dari bagian gudang menegaskan tentang kuantitas
dan kondisi yang diterima.
5.
Prosedur
Pengeluaran Kas
Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran faktur yang
telah disetujui. Aktivitas ini,disebut dengan aktivitas pengeluaran
kas,dilaksanakan oleh kasir,yang bertanggung jawab kepada manajer
keuangan.Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini adalah untuk menjamin bahwa
pembayaran kepada pemasok dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang benar.
Input bagi aplikasi ini adalah catatan dari file voucher.
Keputusan kunci dalam prosedur
pengeluaran kas adalah menentukan apakah perusahaan akan memanfaatkan fasilitas
potongan yang tersedia atau tidak. Untuk membuat keputusan ini,dibutuhkan
informasi anggaran kas jangka pendek. Dalam anggaran kas tersebut tergambar
taksiran arus kas masuk dan arus kas keluar untuk satu periode tertentu di masa
mendatang (biasanya satu tahun). Informasi yang tercantum dalam anggaran
tersebut berasal dari berbagai sumber. Bagian piutang dagang memberikan
proyeksi penerimaan kas. File utang dagang dan file order pembelian menunjukan
potensi pembayaran kepada para pemasok,yang bermakna taksiran arus kas keluar
di masa mendatang. Fungsi sumber daya manusia memberikan informasi tentang
kebutuhan kas untuk pembayaran gaji karyawan.jika cukup anggaran kas menunjukan
bahwa perusahaan membutuhkan kas dalam jumlah yang untuk memenuhi kebutuhan
pengeluaran kas,maka fasilitas potongan yang tersedia harus dimanfaatkan agar
dapat diperoleh penghematan pengeluaran kas.
0 komentar:
Posting Komentar